Souvent, les PME atteignent une taille critique, qui les mènent à envisager la mise en place de systèmes d’information plus ou moins complets. La tendance est à la définition de la solution directement, bien que ce ne soit pas dans leurs compétences ou leur coeur de métier. Le corollaire direct est l’échec des projets SI menés, souvent attribuée aux prestataires ou personnes engagées.

Cependant, de notre point de vue, la problématique est autre. Dans tout processus impliquant une entreprise, le constat est qu’il faut placer le besoin au coeur de l’approche. Le marketing, par exemple, créée des produits et services sur la base de besoins effectifs ou potentiels des prospects et instaure alors toute l’organisation autour permettant de satisfaire le dit besoin. Il en est de même pour ce qui est des projets informatiques. Retour sur les bonnes pratiques et les réflexes primitifs à avoir.

Tout d’abord, les objectifs dits métier doivent être détaillés d’un point de vue processus. En effet, un besoin ne se caractérise pas par une solution SI mais par une nouvelle vision d’un processus à améliorer. Il faut alors s’appuyer sur une documentation précise et une modélisation schématique des cycles de gestion et de la chaîne de valeur. Cette étape est cruciale car elle permet aux spécialistes du SI de comprendre véritablement le contexte, de faire un état des lieux et d’apporter alors des réponses rigoureuses.

Ces processus définis sont traduits par la suite en fonctionnalités ou permettent de définir un certain nombre de fonctionnalités support pour réussir une étape du processus. C’est ce qu’on appelle l’instruction fonctionnelle. A ce niveau, on n’est toujours pas en mesure de définir les solutions. Le but est seulement de traduire dans les grandes lignes le besoin métier en besoin SI. Par exemple, une étape de contrôle de la facturation dans un processus commercial peut se décliner en plusieurs fonctionnalités : Vérification de la validation des bons de livraison, Vérification de la cohérence entre les commandes livrées et les commandes facturées, Définition d’un état de facturation et d’un reste à facturer, Suivi du chiffre d’affaire etc. Ces éléments sont décrits dans des documents appelés spécifications fonctionnelles

Une fois l’instruction fonctionnelle finalisée, il convient de rechercher des solutions potentielles soit en se basant sur celles proposées par le marché (Logiciels et applications commercialisées ou en open-source) soit sur des développements spécifiques. A cette étape, un cahier des charges est écrit et un appel d’offre peut être lancé. Les solutions acceptables sont comparées puis une sélection est faite sur la base des performances de l’application et de leur adéquation avec le besoin, de son évolutivité, son coût et sa facilité d’intégration dans l’environnement applicatif de la société.

La dernière étape consiste en la définition du dimensionnement technique dont le SI a besoin. On parle ici de choix notamment de Cloud, de data center, de capacité des serveurs, de capacités des ordinateurs mis à disposition etc. Le but est de pouvoir garantir une rapidité de réponse et d’exécution ainsi que la sécurité des données.

Là et seulement là, la réalisation d’un projet SI peut donner lieu à un succès. Cela dépend bien sûr des moyens financiers et humains mis à disposition ainsi que de la précision des éléments tels que décrits ci-dessus. Ainsi, le lancement réussi d’outils SI passe par la focalisation sur le besoin réel en dépit des solutions potentielles.